Dando cumplimiento a la Ley General de Archivos, el Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO) implementó un esquema de más de 269 asesorías y capacitaciones a lo largo de 2020, brindando conocimientos y herramientas a casi tres mil personas pertenecientes a dependencias del gobierno, así como a instituciones externas.
El AGEO, instituto descentralizado de la Secretaría de Administración, modificó su esquema de asesorías y capacitaciones para mantener la seguridad de las y los participantes debido a la contingencia sanitaria derivada por el COVID-19. Es por ello que, a partir de abril, estas sesiones se dieron de manera virtual, lo que fue vital para brindar 157 asesorías y 112 capacitaciones, beneficiando a dos mil 908 personas (1,653 mujeres y 1,255 hombres).
De acuerdo con la jefa del Departamento de Investigación y Asesoría Archivística del AGEO, Nimcy Arellanes Cancino, con la recién promulgada Ley General de Archivos surgió la necesidad de tener un sistema de capacitación, para dar a conocerla de manera puntual y lograr que los entes obligados tuvieran la información completa para cumplir con sus responsabilidades y con ello fortalecer el Sistema Estatal de Archivos.
En este aspecto se brindaron asesorías y capacitaciones en temas como Introducción a la Gestión Documental y la Administración de Archivos, Sistema Institucional de Archivos, Valoración Documental, Taller de Cuadro General de Clasificación Archivística, Taller de Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), Procesos Técnicos del Archivo de Concentración, Introducción para los Trámites de Baja Documental, Taller de Identificación de Documentación con Valor Histórico, entre otras.
“A partir de abril creamos dentro del portal del AGEO un micrositio en el cual los Sujetos Obligados solicitaban sus capacitaciones”, comentó. “Comenzamos con 8 temas y nos extendimos a 12, lo que permitió que muchas instituciones cumplieran con su trabajo archivístico, incluyendo las médicas, lo cual es vital en estos momentos”.
Mencionó que, al inicio, fue complicado acostumbrarse a realizar las capacitaciones de manera virtual; sin embargo, en poco tiempo consiguieron adaptarse para tener una dinámica más interactiva que generó un mejor impacto. Con ello, otorgaron información de los instrumentos archivísticos de primer orden, como el cuadro general de clasificación archivístico, el catálogo de disposición documental y la baja documental.
“Empezamos a tener tanto éxito que poco a poco se fueron agregando más instituciones que buscaban adecuar sus instrumentos archivísticos a la nueva ley”, continuó. “Tuvimos el gusto de contar con más de 2 mil personas en las capacitaciones, que venían de instituciones centralizadas y descentralizadas, o del orden federal como instituciones del Estado de México. En la historia del AGEO no habíamos tenido tantas capacitaciones, así que es un resultado que dejó muchas satisfacciones”.
Por ahora, el AGEO se prepara para seguir dando capacitaciones en 2021. “Continuaremos trabajando para que las instituciones tengan la información y herramientas para mejorar sus instrumentos archivísticos. También continuaremos afianzando lo enseñado y preparándonos para lo que viene, con mayor amplitud y cubriendo las necesidades de cada una de las instituciones”, finalizó.
Con este trabajo, la Secretaría de Administración que dirige Germán Espinosa Santibáñez, mediante el Archivo General del Estado de Oaxaca, otorga apoyo a entes obligados, dependencias y municipios para cumplir con los requerimientos legales y trámites que requiere el Sistema Estatal de Archivos.
